Zapier와 AI를 활용한 비즈니스 프로세스 자동화 사례 5가지

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핵심 요약

반복적인 업무와 복잡한 비즈니스 프로세스는 기업의 생산성을 저해하는 주요 요인이다. Zapier는 AI와 노코드 툴을 결합하여 다양한 부서의 워크플로를 자동화함으로써 이 문제를 해결한다. 본 아티클은 GG Homes, Remote, Portland Trail Blazers 등 실제 기업들이 Zapier와 ChatGPT를 활용해 리드 관리, 콘텐츠 생성, IT 지원 등을 자동화하여 수백 시간의 업무를 절감하고 수익을 증대한 구체적인 사례를 제시한다. 이를 통해 기술적 배경이 없는 사용자도 AI를 실무에 즉시 적용할 수 있는 방법을 제시한다.

배경

Zapier 기본 사용법, ChatGPT API 및 프롬프트 엔지니어링에 대한 기초 이해, SaaS 도구(Slack, Salesforce, Asana 등) 활용 경험

대상 독자

비즈니스 프로세스 효율화를 고민하는 운영 관리자 및 노코드 자동화 도입 희망자

의미 / 영향

AI와 노코드 자동화의 결합은 전문 개발 인력이 부족한 중소기업이나 특정 부서에서도 고도의 지능형 시스템을 구축할 수 있게 합니다. 이는 단순 업무의 자동화를 넘어 데이터 기반의 의사결정과 개인화된 고객 대응을 가능케 하여 기업의 경쟁력을 근본적으로 강화합니다.

섹션별 상세

부동산 투자 기업 GG Homes는 수천 건의 통화 녹음을 Whispir로 텍스트 변환한 후, ChatGPT를 통해 리드 품질을 분석하고 핵심 정보를 추출하여 Salesforce에 자동으로 업데이트하는 시스템을 구축했다. 이 자동화 프로세스는 영업팀이 CRM 관리보다 실제 판매에 집중할 수 있게 하여 거래 성사율 25% 증가와 매주 100시간의 업무 절감 효과를 거두었다.

영업 워크플로에서 견적 승인 봇이 슬랙을 통해 승인 프로세스를 진행하는 과정을 보여주는 다이어그램이다. — DiagramHubSpot의 요청 데이터를 기반으로 승인자를 찾고 슬랙 채널에 세부 정보를 공유하여 승인 또는 반려 결정을 자동화하는 흐름을 설명한다. 이 과정에서 승인 여부에 따라 결과가 실시간으로 업데이트되는 구조를 시각화했다.

콘텐츠 마케팅 대행사 Easy Aiz는 슬랙의 음성 메모를 AI로 분석하여 블로그 제목과 최적화된 내용을 생성하고, Midjourney API를 연동한 Imagine API로 썸네일 이미지를 자동 제작하는 워크플로를 도입했다. 아이디어 구상부터 워드프레스 초안 작성 및 발행까지의 과정이 자동화되면서 기존 대비 콘텐츠 생산 속도가 5배 향상됐다.

Zapier에서 ChatGPT를 사용하여 새로운 아이디어를 생성하고 테이블에 저장하는 워크플로 설정 화면이다. — Screenshot새 레코드가 추가되면 AI가 생성 여부를 확인하고 ChatGPT(GPT-3.5 Turbo)를 통해 추가 아이디어를 생성한 뒤 루프를 통해 다시 테이블에 기록하는 구체적인 로직을 보여준다. 시스템 메시지를 통해 AI의 역할을 정의하는 프롬프트 설정 방식이 포함되어 있다.

HR 분야의 Alma는 Asana와 Zapier를 연동하여 커스텀 헬프 데스크를 구축하고, 직원 요청을 담당자에게 자동 배정하며 SLA(서비스 수준 협약)를 관리하는 시스템을 운영한다. 부재 중인 담당자를 대신할 백업 인원을 자동으로 추가하는 기능을 포함하여 티켓의 45%를 셀프 서비스로 해결하고 연간 5만 달러의 소프트웨어 비용을 절감했다.

HR 채용 프로세스에서 챗봇 응답을 기반으로 채용 계획 문서를 생성하고 슬랙으로 알림을 보내는 과정이다. — Diagram채용 매니저용 챗봇이 수집한 정보를 바탕으로 구글 문서(Google Docs)에 채용 계획 초안을 작성하고, 관련 팀원들이 포함된 전용 슬랙 채널을 생성하여 협업을 시작하는 단계를 시각적으로 표현했다.

IT 지원 팀이 소수인 Remote는 슬랙 요청을 Okta 데이터와 대조하고 ChatGPT로 우선순위를 분류하는 자동화 시스템을 통해 매달 1,100건의 티켓을 처리한다. Zapier Agents가 과거 티켓 데이터를 참조해 해결책을 생성하고 노션(Notion)에 상태를 업데이트하며, 전체 티켓의 27.5%를 자동 종료하여 매달 600시간 이상을 절약한다.

IT 헬프데스크에서 지식 소스 업데이트에 따라 질문에 자동으로 답변이 생성되는 워크플로이다. — Diagram사용자의 질문에 대해 봇이 답변을 제공하고, 답변이 충분하지 않을 경우 티켓을 생성하거나 지식 베이스가 업데이트되면 자동으로 질문이 해결됨으로 표시되는 상호작용 과정을 보여준다.

NBA 팀 포틀랜드 트레일블레이저스는 Qualtrics 설문 조사 결과를 GPT 어시스턴트로 분석하여 고객의 감정과 불만 심각도를 분류하고, AI가 초안을 작성한 개인화된 이메일 응답 시스템을 구축했다. 이를 통해 팬들의 피드백 검토 시간을 94% 단축했으며, 모든 문의에 대해 24시간 이내에 첫 응답을 제공하는 성과를 냈다.

고객 지원 티켓에서 구매 신호를 감지하여 영업팀으로 전달하는 자동화 프로세스이다. — Diagram새로운 지원 티켓이 접수되면 AI가 내용을 분석하여 판매 기회(Sales triggers)가 있는지 판단하고, 조건이 충족되면 내부 노트를 생성하여 영업팀에 즉시 핸드오프하는 과정을 설명한다.

실무 Takeaway

반복적인 데이터 입력이나 분류 업무에 ChatGPT API를 Zapier와 연동하면 리드 분석 및 티켓 우선순위 지정을 자동화하여 인적 오류를 줄이고 처리 속도를 획기적으로 높일 수 있다.
슬랙이나 이메일 같은 기존 커뮤니케이션 채널에 AI 챗봇과 자동화 워크플로를 결합하면 소규모 팀으로도 대규모 조직의 지원 요청을 효율적으로 처리할 수 있는 확장성을 확보하게 된다.
단순한 자동화를 넘어 AI를 활용한 지능형 워크플로를 구축함으로써 단순 반복 업무 절감을 넘어 실제 매출 증대와 고객 경험 개선이라는 실질적인 비즈니스 가치를 창출할 수 있다.

언급된 리소스

튜토리얼Unified lead capture Template

튜토리얼AI Content Idea Generator Template

튜토리얼IT help desk Automation Template