Otter.ai와 Zapier를 활용한 회의 자동화 가이드: 녹취록에서 액션 아이템까지

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핵심 요약

회의와 통화가 빈번한 업무 환경에서 중요한 세부 사항을 놓치지 않고 후속 작업을 관리하는 것은 큰 도전 과제이다. Otter.ai와 같은 AI 기반 전사 도구는 회의 내용을 캡처하는 데 유용하지만, 이를 수동으로 관리하는 데는 여전히 많은 시간이 소요된다. Zapier를 활용하면 Otter.ai에서 생성된 녹취록을 클라우드에 저장하거나, Notion에 요약본을 생성하고, Slack으로 알림을 보내는 등 전 과정을 자동화할 수 있다. 이러한 자동화는 팀의 협업 효율을 높이고 고객 데이터를 최신 상태로 유지하는 데 기여한다.

배경

Otter.ai 계정, Zapier 계정, 연동할 서드파티 앱(Zoom, Slack, Notion 등) 계정

대상 독자

효율적인 회의 관리와 업무 자동화를 원하는 비즈니스 운영자 및 프로젝트 매니저

의미 / 영향

AI 전사 도구와 워크플로우 자동화 도구의 결합은 단순한 기록 보관을 넘어 실질적인 업무 실행으로 이어지는 AI 오케스트레이션의 실무적 사례를 보여준다. 이는 기업 내 정보 흐름을 가속화하고 수동 관리 비용을 획기적으로 낮추는 효과를 가져온다.

섹션별 상세

Otter.ai에서 생성된 녹취록 파일을 Google Drive, Dropbox, OneDrive 등 클라우드 저장소에 자동으로 업로드하여 팀원 간의 접근성을 높이고 수동 다운로드의 번거로움을 제거한다.

Zoom, Twilio, Dialpad 등 통화 도구에서 녹음이 완료되는 즉시 Otter.ai로 파일을 전송하여 전사 작업을 시작함으로써 영업 전화나 고객 인터뷰 후 즉각적인 데이터 확보가 가능하다.

전사된 내용을 바탕으로 Notion, Google Docs, ClickUp 등에 요약본이나 실행 문서를 자동으로 생성하여 긴 녹취록을 일일이 읽지 않고도 핵심 내용을 파악할 수 있게 한다.

회의 중 도출된 액션 아이템을 Asana, Todoist, ClickUp과 같은 프로젝트 관리 도구의 작업으로 자동 전환하여 후속 조치가 누락되는 것을 방지하고 책임 소재를 명확히 한다.

새로운 녹취록이 생성될 때마다 Slack, Gmail, Microsoft Teams를 통해 관련 팀원에게 실시간 알림을 전송하여 프로젝트 진행 상황을 공유하고 빠른 의사결정을 지원한다.

Salesforce, Pipedrive, Keap 등 CRM 시스템에 회의 녹취록을 자동으로 추가하여 고객과의 대화 이력을 중앙 집중화하고 영업 프로세스의 가시성을 확보한다.

실무 Takeaway

Otter.ai와 Zapier를 연동하여 반복적인 회의록 정리 업무를 자동화하면 수동 작업 시간을 줄이고 데이터 누락을 방지할 수 있다.
회의록에서 추출된 액션 아이템을 프로젝트 관리 도구와 직접 연결하여 후속 작업의 실행력을 높이고 팀 내 협업을 강화할 수 있다.
CRM 시스템에 AI 전사 데이터를 자동으로 통합함으로써 고객 인사이트를 실시간으로 공유하고 영업 전략의 정확도를 개선할 수 있다.

언급된 리소스

문서Zapier AI Orchestration Platform

API DocsOtter.ai Integration with Zapier